
KI-Automation, die Ihre Verwaltung entlastet.
Wir implementieren praxistaugliche KI-Assistenten und Automationen für Bürgeranfragen, Fachbereiche und Backoffice – mit klarer Governance, nachvollziehbaren Prozessen und DSGVO-orientierter Umsetzung.
• Pilot in 4–8 Wochen
• Klare Rollen, Freigaben & Eskalation
• EU-Hosting / Datenschutz-Setup möglich
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Manuelle Arbeit = lange Wege
Bürgeranfragen, Zuständigkeiten, Dokumente und Abstimmungen laufen oft über E-Mail und Einzelwissen. Wir strukturieren und automatisieren die Abläufe – damit Anliegen schneller, sauber und nachvollziehbar bearbeitet werden.
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Problem:
Zu viele Anfragen treffen unstrukturiert ein. Zuständigkeiten sind nicht immer klar, Informationen liegen verteilt, und Bearbeitungsschritte sind schwer nachzuverfolgen – das kostet Zeit und sorgt für Frust bei Bürgern und Teams.
Unklare Zuständigkeiten, viel Ping-Pong
Infos verteilt in Mails, PDFs, Vorgängen
Medienbrüche erzeugen Fehler & Doppeltarbeit
Hoher Druck durch Fristen & Nachfragen
Datenschutz, Freigaben, Aktenlage komplex
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Solution:
Automationen und KI-Assistenten strukturieren den Eingang, unterstützen bei Antworten und Dokumenten und sorgen für saubere Übergaben. Prozesse werden nachvollziehbar, messbar und sicher – mit menschlicher Kontrolle an den richtigen Stellen.
Anfragen automatisch sortieren & zuweisen
Antwort-Entwürfe mit Quellen/Leitfäden
Integration: Mail, Tickets, DMS, Kalender
Protokollierung, KPIs, klare Statusmodelle
Human-in-the-loop als Standardprozess
Was wir für Kommunen bauen
Konkrete Assistenzsysteme und Automationen, die Bürgernähe und interne Effizienz gleichzeitig verbessern – zuerst als Pilot, dann skalierbar.
Bürgeranfragen & Erstkontakt
Eingehende Anfragen (E-Mail/Formular) werden klassifiziert, priorisiert und an den richtigen Fachbereich geroutet. Standardfälle erhalten schnelle Entwürfe, komplexe Fälle gehen mit Kontext an Mitarbeitende.
Vorgänge, Dokumente & Backoffice
Automatisierte Erstellung von Entwürfen, Vermerken und Zusammenfassungen sowie strukturierte Ablage. Weniger Copy/Paste, weniger Rückfragen, konsistente Dokumentqualität.
Interner Wissens-Assistent
Schnelle Antworten aus Richtlinien, Satzungen, Leitfäden und Prozessdokumentationen – mit Quellenverweisen. Ideal für Vertretungen, neue Mitarbeitende und einheitliche Auskünfte.
So starten wir – ohne Chaos
Ein klarer 3-Schritt-Prozess: schnell starten, sauber integrieren, sicher skalieren.
Discovery & Use-Case Priorisierung
Kurz-Workshop, Prozessaufnahme und Zieldefinition. Wir priorisieren 1–2 Use Cases nach Entlastungswirkung und Machbarkeit, klären Datenzugriffe, Rollen, Freigaben und Datenschutzrahmen. Ergebnis: Scope, KPI-Ziele und Pilot-Plan.
Dauer: 1–2 Wochen
Pilot bauen & integrieren
Wir bauen einen produktiven Pilot (z. B. 1 Prozess + 1 Assistent) und integrieren ihn in Ihre Arbeitsweise (Mail, Formular, Ticketing, DMS/Files, Kalender). Inklusive Freigabeprozess, Eskalationslogik, Logging und Qualitätssicherung.
Dauer: 4–8 Wochen
Rollout & Optimierung
Nach dem Pilot erweitern wir schrittweise auf weitere Fachbereiche und Prozesse. Monitoring, Prompt-/Flow-Tuning, Dokumentation (SOPs), Schulung und klare Verantwortlichkeiten sorgen für stabilen Betrieb.
Dauer: 8–16 Wochen (danach laufend)
Sehen Sie es an Ihren Vorgängen.
30 Minuten reichen: Wir klären Ihren Use Case, skizzieren die Lösung und zeigen einen realistischen Pilot-Plan.
Echte Einblicke aus Projekten
Wie Automationen und Assistenzsysteme Teams entlasten, Abläufe strukturieren und Ergebnisse verbessern.
Häufige Fragen
Kurzantworten zu Datenschutz, Governance, Aufwand, Integration und typischen kommunalen Use Cases.
Offene Fragen?
Schreiben Sie uns. Wir melden uns persönlich bei Ihnen – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher.
Nutzen Sie unseren Discovery Call, um Ihre Potenziale unverbindlich zu prüfen und den ersten Schritt zu machen.



