pattern-hero-homepage

KI-Automation, die Ihre Verwaltung entlastet.

Wir implementieren praxistaugliche KI-Assistenten und Automationen für Bürgeranfragen, Fachbereiche und Backoffice – mit klarer Governance, nachvollziehbaren Prozessen und DSGVO-orientierter Umsetzung.

Discovery Call buchen
companies list

• Pilot in 4–8 Wochen
• Klare Rollen, Freigaben & Eskalation
• EU-Hosting / Datenschutz-Setup möglich

hero dashboard image
Verwaltung

Manuelle Arbeit = lange Wege

Bürgeranfragen, Zuständigkeiten, Dokumente und Abstimmungen laufen oft über E-Mail und Einzelwissen. Wir strukturieren und automatisieren die Abläufe – damit Anliegen schneller, sauber und nachvollziehbar bearbeitet werden.

feature card image

Problem:

Zu viele Anfragen treffen unstrukturiert ein. Zuständigkeiten sind nicht immer klar, Informationen liegen verteilt, und Bearbeitungsschritte sind schwer nachzuverfolgen – das kostet Zeit und sorgt für Frust bei Bürgern und Teams.

Unklare Zuständigkeiten, viel Ping-Pong

Infos verteilt in Mails, PDFs, Vorgängen

Medienbrüche erzeugen Fehler & Doppeltarbeit

Hoher Druck durch Fristen & Nachfragen

Datenschutz, Freigaben, Aktenlage komplex

feature card image

Solution:

Automationen und KI-Assistenten strukturieren den Eingang, unterstützen bei Antworten und Dokumenten und sorgen für saubere Übergaben. Prozesse werden nachvollziehbar, messbar und sicher – mit menschlicher Kontrolle an den richtigen Stellen.

Anfragen automatisch sortieren & zuweisen

Antwort-Entwürfe mit Quellen/Leitfäden

Integration: Mail, Tickets, DMS, Kalender

Protokollierung, KPIs, klare Statusmodelle

Human-in-the-loop als Standardprozess

Was wir für Kommunen bauen

Konkrete Assistenzsysteme und Automationen, die Bürgernähe und interne Effizienz gleichzeitig verbessern – zuerst als Pilot, dann skalierbar.

Bürgeranfragen & Erstkontakt

Eingehende Anfragen (E-Mail/Formular) werden klassifiziert, priorisiert und an den richtigen Fachbereich geroutet. Standardfälle erhalten schnelle Entwürfe, komplexe Fälle gehen mit Kontext an Mitarbeitende.

Vorgänge, Dokumente & Backoffice

Automatisierte Erstellung von Entwürfen, Vermerken und Zusammenfassungen sowie strukturierte Ablage. Weniger Copy/Paste, weniger Rückfragen, konsistente Dokumentqualität.

Interner Wissens-Assistent

Schnelle Antworten aus Richtlinien, Satzungen, Leitfäden und Prozessdokumentationen – mit Quellenverweisen. Ideal für Vertretungen, neue Mitarbeitende und einheitliche Auskünfte.

So läuft’s

So starten wir – ohne Chaos

Ein klarer 3-Schritt-Prozess: schnell starten, sauber integrieren, sicher skalieren.

1

Discovery & Use-Case Priorisierung

Kurz-Workshop, Prozessaufnahme und Zieldefinition. Wir priorisieren 1–2 Use Cases nach Entlastungswirkung und Machbarkeit, klären Datenzugriffe, Rollen, Freigaben und Datenschutzrahmen. Ergebnis: Scope, KPI-Ziele und Pilot-Plan.

Dauer: 1–2 Wochen

2

Pilot bauen & integrieren

Wir bauen einen produktiven Pilot (z. B. 1 Prozess + 1 Assistent) und integrieren ihn in Ihre Arbeitsweise (Mail, Formular, Ticketing, DMS/Files, Kalender). Inklusive Freigabeprozess, Eskalationslogik, Logging und Qualitätssicherung.

Dauer: 4–8 Wochen

3

Rollout & Optimierung

Nach dem Pilot erweitern wir schrittweise auf weitere Fachbereiche und Prozesse. Monitoring, Prompt-/Flow-Tuning, Dokumentation (SOPs), Schulung und klare Verantwortlichkeiten sorgen für stabilen Betrieb.

Dauer: 8–16 Wochen (danach laufend)

Sehen Sie es an Ihren Vorgängen.

30 Minuten reichen: Wir klären Ihren Use Case, skizzieren die Lösung und zeigen einen realistischen Pilot-Plan.

Echte Einblicke aus Projekten

Wie Automationen und Assistenzsysteme Teams entlasten, Abläufe strukturieren und Ergebnisse verbessern.

„Die Lösung hat unseren Umgang mit Anfragen spürbar verbessert. Prozesse sind klarer, Kommunikation schneller und das Team arbeitet strukturierter. Der Unterschied zeigt sich im gesamten Ablauf – von der ersten Anfrage bis zur Übergabe.“

Carolin Weigold

Geschäftsführender Partner, LSW Steuerberatungsgesellschaft mbH

„Durch die Überarbeitung unserer Marketingprozesse arbeiten wir heute deutlich strukturierter. Viele wiederkehrende Schritte laufen automatisiert, Abstimmungen sind klarer und Kampagnen kommen schneller in die Umsetzung.“

Mark Trostel

Geschäftsführer TAURBULL GmbH

“From day one, Custo has simplified how we work. The real-time updates, shared notes, and smart deal tracking have saved us countless hours. It’s the kind of CRM that just works—and makes you wonder how you managed before using it.”

Leah Mendoza

Operations Manager, Orbitcloud

“Implementing Custo has been a game changer for our sales team. We’ve automated routine tasks, gained better visibility into our deals, and significantly reduced follow-up delays. Everything feels more connected, efficient, and aligned with our goals.”

Alicia Tan

Growth Strategist, Novacore Ventures

“Custo transformed the way we handle leads and customer communication. It's not just easier to manage pipelines now, but also more enjoyable for the team. The clarity and speed it brings have made a noticeable impact on our entire sales process.”

Raul Christiansen

Head of Sales, Nexa Solutions

“From day one, Custo has simplified how we work. The real-time updates, shared notes, and smart deal tracking have saved us countless hours. It’s the kind of CRM that just works—and makes you wonder how you managed before using it.”

Leah Mendoza

Operations Manager, Orbitcloud

Häufige Fragen

Kurzantworten zu Datenschutz, Governance, Aufwand, Integration und typischen kommunalen Use Cases.

Was genau liefert letsadd.ai für Kommunen?
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Welche Systeme könnt ihr integrieren?
Wie stellt ihr Datenschutz und Governance sicher?
Ersetzt das Mitarbeitende oder entscheidet die KI automatisch?
Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Wie viel interner Aufwand ist nötig?
Können wir mit einem kleinen Pilot starten?

Offene Fragen?

Schreiben Sie uns. Wir melden uns persönlich bei Ihnen – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Thank you!
Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher.

Nutzen Sie unseren Discovery Call, um Ihre Potenziale unverbindlich zu prüfen und den ersten Schritt zu machen.

Gespräch vereinbaren