
KI-Automation, die Schulen spürbar entlastet.
Wir implementieren praxistaugliche KI-Assistenten und Automationen für Schulsekretariat, Verwaltung und Kommunikation – DSGVO-orientiert, mit klarer Governance und sauberer Übergabe ins Team.
• Pilot in 3–6 Wochen
• Klare Rollen, Freigaben & Eskalation
• EU-Hosting / Datenschutz-Setup möglich

Manuelle Arbeit = versteckte Belastung
Viele Abläufe laufen „nebenbei“: Anfragen, Listen, Nachweise, Elternkommunikation, interne Abstimmungen. Wir machen daraus klare, automatisierte Prozesse – ohne Chaos.

Problem:
Zu viele manuelle Schritte kosten Zeit und Nerven. Anfragen bleiben liegen, Zuständigkeiten sind unklar, Informationen sind verteilt – und am Ende leidet die Erreichbarkeit und Qualität.
Elternanfragen binden Sekretariat
Infos verstreut in Mail, PDFs, Ordnern
Toolbrüche & Listenfehler im Alltag
Ständige Unterbrechungen, hoher Druck
Unklare Freigaben, Rollen, Datenschutz
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Solution:
Automationen und KI-Assistenten entlasten Verwaltung und Team. Anfragen werden vorsortiert, Aufgaben sauber zugewiesen und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert.
Anfragen automatisch sortieren & zuweisen
Antwort-Entwürfe aus Schulwissen (Quellen)
Integration: Mail, Kalender, Formulare
Transparente Abläufe mit Logs & KPIs
Governance & Human-in-the-loop Standard
Was wir für Schulen bauen
Konkrete Assistenzsysteme und Automationen, die im Alltag wirklich helfen – zuerst klein starten, dann Schritt für Schritt erweitern.
Elternkommunikation & Erreichbarkeit
Anfragen werden kategorisiert (z. B. Entschuldigungen, Termine, Bescheinigungen), priorisiert und an die richtige Stelle geroutet. Standardfälle laufen als Entwurf – mit Freigabe durch Mitarbeitende.
Verwaltung & Sekretariat entlasten
Wiederkehrende Aufgaben wie Dokumente, Nachweise, Listen und interne Abstimmungen werden automatisiert. Weniger Copy/Paste, weniger Fehler, mehr Zeit für das Wesentliche.
Wissens-Assistent für Kollegium
Ein interner Assistent findet schnell Informationen aus Schulordnungen, Abläufen, Formularen und Leitfäden – mit Quellenverweisen. Ideal für neue Mitarbeitende und Vertretungen.
So starten wir – ohne Chaos
Ein klarer 3-Schritt-Prozess: schnell starten, sauber integrieren, sicher skalieren.
Discovery & Use-Case Priorisierung
Kurz-Workshop, Prozessaufnahme und Zieldefinition. Wir priorisieren 1–2 Use Cases nach Entlastungswirkung und Machbarkeit, klären Datenzugriffe, Rollen, Freigaben und Datenschutzrahmen. Ergebnis: Scope, KPI-Ziele und Pilot-Plan.
Dauer: 5–10 Werktage
Pilot bauen & integrieren
Wir bauen einen produktiven Pilot (z. B. 1 Prozess + 1 Assistent) und integrieren ihn in Ihre Arbeitsweise (E-Mail, Kalender, Formulare, Dokumentenablage). Inklusive Freigabeprozess, Eskalationslogik, Logging und Qualitätssicherung.
Dauer: 3–6 Wochen
Rollout & Optimierung
Nach dem Pilot erweitern wir schrittweise auf weitere Prozesse und Teams. Monitoring, Prompt-/Flow-Tuning, Dokumentation (SOPs), Schulung und klare Verantwortlichkeiten sorgen für stabilen Betrieb.
Dauer: 6–12 Wochen (danach laufend)
Sehen Sie es an Ihren Abläufen.
30 Minuten reichen: Wir klären Ihren Use Case, skizzieren die Lösung und zeigen einen realistischen Pilot-Plan.
Echte Einblicke aus Projekten
Wie Automationen und Assistenzsysteme Teams entlasten, Abläufe strukturieren und Ergebnisse verbessern.
Häufige Fragen
Schnelle Antworten zu Datenschutz, Ablauf, Aufwand und typischen Schul-Use-Cases.
Offene Fragen?
Schreiben Sie uns. Wir melden uns persönlich bei Ihnen – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher.
Nutzen Sie unseren Discovery Call, um Ihre Potenziale unverbindlich zu prüfen und den ersten Schritt zu machen.



