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KI-Automation, die Schulen spürbar entlastet.

Wir implementieren praxistaugliche KI-Assistenten und Automationen für Schulsekretariat, Verwaltung und Kommunikation – DSGVO-orientiert, mit klarer Governance und sauberer Übergabe ins Team.

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• Pilot in 3–6 Wochen
• Klare Rollen, Freigaben & Eskalation
• EU-Hosting / Datenschutz-Setup möglich

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Schulalltag

Manuelle Arbeit = versteckte Belastung

Viele Abläufe laufen „nebenbei“: Anfragen, Listen, Nachweise, Elternkommunikation, interne Abstimmungen. Wir machen daraus klare, automatisierte Prozesse – ohne Chaos.

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Problem:

Zu viele manuelle Schritte kosten Zeit und Nerven. Anfragen bleiben liegen, Zuständigkeiten sind unklar, Informationen sind verteilt – und am Ende leidet die Erreichbarkeit und Qualität.

Elternanfragen binden Sekretariat

Infos verstreut in Mail, PDFs, Ordnern

Toolbrüche & Listenfehler im Alltag

Ständige Unterbrechungen, hoher Druck

Unklare Freigaben, Rollen, Datenschutz

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Solution:

Automationen und KI-Assistenten entlasten Verwaltung und Team. Anfragen werden vorsortiert, Aufgaben sauber zugewiesen und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert.

Anfragen automatisch sortieren & zuweisen

Antwort-Entwürfe aus Schulwissen (Quellen)

Integration: Mail, Kalender, Formulare

Transparente Abläufe mit Logs & KPIs

Governance & Human-in-the-loop Standard

Was wir für Schulen bauen

Konkrete Assistenzsysteme und Automationen, die im Alltag wirklich helfen – zuerst klein starten, dann Schritt für Schritt erweitern.

Elternkommunikation & Erreichbarkeit

Anfragen werden kategorisiert (z. B. Entschuldigungen, Termine, Bescheinigungen), priorisiert und an die richtige Stelle geroutet. Standardfälle laufen als Entwurf – mit Freigabe durch Mitarbeitende.

Verwaltung & Sekretariat entlasten

Wiederkehrende Aufgaben wie Dokumente, Nachweise, Listen und interne Abstimmungen werden automatisiert. Weniger Copy/Paste, weniger Fehler, mehr Zeit für das Wesentliche.

Wissens-Assistent für Kollegium

Ein interner Assistent findet schnell Informationen aus Schulordnungen, Abläufen, Formularen und Leitfäden – mit Quellenverweisen. Ideal für neue Mitarbeitende und Vertretungen.

So läuft’s

So starten wir – ohne Chaos

Ein klarer 3-Schritt-Prozess: schnell starten, sauber integrieren, sicher skalieren.

1

Discovery & Use-Case Priorisierung

Kurz-Workshop, Prozessaufnahme und Zieldefinition. Wir priorisieren 1–2 Use Cases nach Entlastungswirkung und Machbarkeit, klären Datenzugriffe, Rollen, Freigaben und Datenschutzrahmen. Ergebnis: Scope, KPI-Ziele und Pilot-Plan.

Dauer: 5–10 Werktage

2

Pilot bauen & integrieren

Wir bauen einen produktiven Pilot (z. B. 1 Prozess + 1 Assistent) und integrieren ihn in Ihre Arbeitsweise (E-Mail, Kalender, Formulare, Dokumentenablage). Inklusive Freigabeprozess, Eskalationslogik, Logging und Qualitätssicherung.

Dauer: 3–6 Wochen

3

Rollout & Optimierung

Nach dem Pilot erweitern wir schrittweise auf weitere Prozesse und Teams. Monitoring, Prompt-/Flow-Tuning, Dokumentation (SOPs), Schulung und klare Verantwortlichkeiten sorgen für stabilen Betrieb.

Dauer: 6–12 Wochen (danach laufend)

Sehen Sie es an Ihren Abläufen.

30 Minuten reichen: Wir klären Ihren Use Case, skizzieren die Lösung und zeigen einen realistischen Pilot-Plan.

Echte Einblicke aus Projekten

Wie Automationen und Assistenzsysteme Teams entlasten, Abläufe strukturieren und Ergebnisse verbessern.

„Die Lösung hat unseren Umgang mit Anfragen spürbar verbessert. Prozesse sind klarer, Kommunikation schneller und das Team arbeitet strukturierter. Der Unterschied zeigt sich im gesamten Ablauf – von der ersten Anfrage bis zur Übergabe.“

Carolin Weigold

Geschäftsführender Partner, LSW Steuerberatungsgesellschaft mbH

„Durch die Überarbeitung unserer Marketingprozesse arbeiten wir heute deutlich strukturierter. Viele wiederkehrende Schritte laufen automatisiert, Abstimmungen sind klarer und Kampagnen kommen schneller in die Umsetzung.“

Mark Trostel

Geschäftsführer TAURBULL GmbH

“From day one, Custo has simplified how we work. The real-time updates, shared notes, and smart deal tracking have saved us countless hours. It’s the kind of CRM that just works—and makes you wonder how you managed before using it.”

Leah Mendoza

Operations Manager, Orbitcloud

“Implementing Custo has been a game changer for our sales team. We’ve automated routine tasks, gained better visibility into our deals, and significantly reduced follow-up delays. Everything feels more connected, efficient, and aligned with our goals.”

Alicia Tan

Growth Strategist, Novacore Ventures

“Custo transformed the way we handle leads and customer communication. It's not just easier to manage pipelines now, but also more enjoyable for the team. The clarity and speed it brings have made a noticeable impact on our entire sales process.”

Raul Christiansen

Head of Sales, Nexa Solutions

“From day one, Custo has simplified how we work. The real-time updates, shared notes, and smart deal tracking have saved us countless hours. It’s the kind of CRM that just works—and makes you wonder how you managed before using it.”

Leah Mendoza

Operations Manager, Orbitcloud

Häufige Fragen

Schnelle Antworten zu Datenschutz, Ablauf, Aufwand und typischen Schul-Use-Cases.

Was genau liefert letsadd.ai für Schulen?
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Welche Systeme könnt ihr anbinden?
Wie stellt ihr Datenschutz und Sicherheit sicher?
Arbeitet die KI “automatisch” mit Schülerdaten?
Was passiert, wenn die KI unsicher ist oder Fehler macht?
Wie viel Aufwand haben wir intern?
Können wir mit einem kleinen Pilot starten?

Offene Fragen?

Schreiben Sie uns. Wir melden uns persönlich bei Ihnen – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

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